Die SPD Fraktion stellt folgende Anfrage.

Aufwandsentschädigung der Mandatsträger
Verzögerte Auszahlung im August 2018

Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin,

namens und im Auftrag der SPD-Fraktion stelle ich folgende Fragen:

1. Welche Vorgaben gibt es hinsichtlich Abrechnung und Auszahlung der Aufwandsentschädigung für Mandatsträger? Falls keine: weshalb nicht?

2. Wie ist die Zuständigkeit – einschließlich Vertretung, Hilfsvertretung, ggf. Aufsicht und Berichtspflicht – insoweit geregelt?

3. Wann, wodurch und wem innerhalb der Verwaltung ist erstmals bekannt geworden, dass es zu einer Verzögerung im August 2018 kommen wird?

4. Warum sind die Mandatsträger zunächst nicht informiert worden?

Die Anfrage erfolgt vor folgendem Hintergrund:

I.
Die Entschädigung der Mandatsträger wird in ständiger Verwaltungspraxis bis zum dritten Werktag eines Monats ausgezahlt. Im August 2018 ist die Auszahlung erst auf Nachfrage teilweise am 09.08.2018 (ohne Sitzungsgelder) erfolgt. Nach Auskunft der Fachbereichsleitung 1 sind eine Erkrankung und danach folgender Urlaub der zuständigen Sachbearbeiterin, für die zurzeit keine Vertretung besteht, ursächlich für die Verzögerung. Eine vorherige Information der Verwaltung gab es nicht.

II.
Das Fehlen einer Vertretungs- und Hilfsvertretungsregelung stellt ein Versäumnis in der Geschäftsverteilung vor, das nicht mit Personalmangel zu rechtfertigen ist. Vielmehr muss stets sichergestellt werden, dass im Vertretungsfall anstehende Aufgaben gesichtet und priorisiert werden. Wichtige Terminangelegenheiten wie etwa fällige Zahlungen müssen auch während der Vertretungszeit durch das vorhandene Personal erledigt werden, notfalls fachfremd und unter Zurückstellung eigener, weniger eiliger Aufgaben. Dies kann im Einzelfall gebietsübergreifende oder mehrfache (Hilfs-) Vertretungen sowie eine Einarbeitung in Aufgaben und Fachanwendungen erfordern. Können Fristen oder Fälligkeiten dennoch nicht eingehalten werden, hat zumindest eine unaufgeforderte und unverzügliche Information der Betroffenen zu erfolgen.
All dies gehört – wie der Bürgermeisterin aufgrund ihrer Verwaltungserfahrung bekannt sein wird – zu den Grundlagen einer ordnungsgemäßen Verwaltungsorganisation, die in der Verantwortung der Bürgermeisterin liegt.
Die SPD-Fraktion muss bezweifeln, dass Organisation und Kommunikation (nach Innen und Außen) innerhalb der Verwaltung ordnungsgemäß funktionieren. Wenn die Verwaltung gegenüber ihren Ratsmitgliedern weder Vertretung noch Information sicherstellt, gibt dies Anlass zur Nachfrage, ob organisatorische und kommunikative Mängel vorliegen, die sich auch gegenüber den Bürgern nachteilig auf die Servicequalität der Verwaltung auswirken können.

III.
Vor diesem Hintergrund bitte ich um Beantwortung und Diskussion der Fragen in der nächsten Sitzung des Hauptausschusses. Die SPD-Fraktion interessiert sich vorrangig für die im Verantwortungsbereich der Verwaltungsspitze liegende Organisation und Kommunikation. Den Mitarbeitern auf Arbeitsebene gilt keine Kritik; ihre Namen sind für die Fraktion im Zusammenhang mit dieser Anfrage nicht relevant. Vor diesem Hintergrund kann und soll die Angelegenheit öffentlich erörtert werden.

Mit freundlichen Grüßen
gez. Thorsten Kirschner
Schriftführer SPD-Fraktion